A közjegyző az ügyfél által bemutatott eredeti és jól olvasható okiratról kérelmére hiteles másolatot készít. A hiteles másolat az eredeti okirattal azonos bizonyító erővel rendelkező, az eredeti okirattal azonos módon felhasználható okirat.

A másolat hitelesítés tanúsítvány kiállításával történik, amelyet a közjegyző ún. hitelesítési záradékformájában az elkészült másolatra vezet rá.

Az okirat hitelesítése esetében a közjegyző kizárólag az általa készített tanúsítvány alakiságának megtartásáért és tartalmi valódiságáért felel, magának a hitelesített okiratnak sem a valódiságát, sem a tartalmi jogszerűségét nem vizsgálja. Az okirat (például bizonyítvány) valódiságát az okirat kiállítója igazolhatja. Fontos kiemelni továbbá, hogy az okirat közjegyző általi hitelesítése az okirat bizonyító erejét nem változtatja meg, a magánokiratról a közjegyző által készített hiteles másolat nem közokirat.

Az okirat hitelesítés közhitelessége azáltal is biztosított, hogy a közjegyzőnek kötelessége az elektronikus úton vezetett hitelesítések nyilvántartó könyvébe a hitelesítés tényét bejegyezni. A bejegyzéshez szükséges feljegyezni az ügyfél személyazonosításra alkalmas hatósági igazolványainak (a közjegyzői okiratok/ügyleti okiratok elkészítésének főbb szabályai ) adatait is.

Az aláírás vagy kézjegy hitelesítésének gyakorlati jelentősége abban áll, hogy az okirat, amelyen a kiállító aláírása vagy kézjegye a közjegyző által hitelesítve van teljes bizonyító erejű magánokirat, vagyis ellenkező bizonyításig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy a kiállítója az abban foglalt jognyilatkozatot megtette, illetőleg elfogadta, vagy magára nézve kötelezőnek ismerte el.

A közjegyző névaláírás vagy kézjegy valódiságát akkor tanúsítja, ha a fél az okiratot a közjegyző előtt írja alá, vagy az okiraton levő aláírását a közjegyző előtt a sajátjának ismeri el. A tanúsítvány kiállítása az aláírt okiratra vezetett záradék formájában történik, amely tartalmazza az ügyfél természetes személyazonosító adatait.

A közjegyző a tanúsítvány kiállítása előtt köteles meggyőződni a fél személyazonosságáról, továbbá szervezet nevében történő aláírás esetén a szervezet adatairól és a fél képviseleti jogosultságról a közjegyzői okiratok/ügyleti okiratok elkészítésének főbb szabályai részben részletezett módon. Az aláírás hitelesítésének tényét a közjegyző köteles bejegyezni az elektronikus úton vezetetthitelesítések nyilvántartó könyvébe, továbbá az ügyfélnek a nyilvántartó program által elkészített, kinyomtatott és a közjegyző által őrzött aláíró lapot aláírásával kell ellátnia.

A közjegyző tanúsíthatja, hogy a közhitelességű nyilvántartás adataival megegyezik a kivonat vagy a másolat, továbbá olyan tényeket tanúsíthat, amelyek közhitelességű nyilvántartásba való bejegyzésen alapulnak. A kiállított tanúsítvány a nyilvántartást vezető szerv által kiállított kivonattal, másolattal, vagy bizonyítvánnyal azonos hatályú.

A közjegyző az alábbi közhitelű nyilvántartások tartalmát kérdezheti le és tanúsíthatja:

• On-line Céginformációs Szolgálat – Az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Szolgálata által működtetett rendszer, amely a cégbíróságokon nyilvántartott gazdálkodó szervetek adatait tartalmazza. A rendszer használatával a közjegyző az ország bármely cégbíróságán nyilvántartott társaságról cégmásolat, cégkivonat, cégbizonyítvány lekérdezésére jogosult.
• TakarNet – A Földmérési és Távérzékelési Intézet által működtetett országos földhivatali számítógépes hálózat, amely az ingatlanok tulajdoni lapjainak adatait tartalmazza. A rendszer alapján a közjegyző az ügyfél részére az ország bármely területén található ingatlan tulajdoni lapjáról hiteles másolat lekérdezésére jogosult. A hiteles másolat lehet teljes másolat (amely valamennyi bejegyzést tartalmazza szó szerint), szemle (amely a fennálló bejegyzéseket tartalmazza szó szerint) és részleges másolat (amely csak a kívánt bejegyzéseket tartalmazza szó szerint).
• Zálogjogi Országos Nyilvántartás – A Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett nyilvántartás az ingó dolgot, illetve vagyont terhelő zálogjogot alapító szerződések létrejöttét tartalmazza. A zálogjogi nyilvántartásba bárki, bármelyik közjegyzőnél betekinthet, a közjegyző az ügyfél részére a fennálló, már törölt vagy bármely időpontban fennállott bejegyzések lekérdezésére jogosult.
• Élettársi Nyilatkozatok Nyilvántartása – A Magyar Országos Közjegyzői Kamara által vezetett nyilvántartás, amely az élettársi kapcsolat fennállása bizonyítása megkönnyítése céljából igazolja, hogy egymással élettársi kapcsolata áll fenn azoknak, akiknek az élettársi kapcsolat fennállásáról szóló közösen tett nyilatkozata a nyilvántartásban szerepel. A nyilvántartásban szereplő adatok igazolása céljából bármelyik közjegyző tanúsítványt állít ki, azonban kizárólag a nyilvántartásban szereplő személy kérelmére.

A közjegyző bármilyen jogi jelentőségű tényt közhitelesen tanúsíthat, záradéki vagy jegyzőkönyvi formában.

A tanúsítványok részben kiemelt és leggyakrabban előforduló tanúsítványok mellett többször sor kerül az alábbi szolgáltatások nyújtására is:

• Okirat felmutatásának tanúsítása
• Nyilatkozat vagy értesítés közlésének tanúsítása (például felmondás)
• Testületi ülés és azon hozott határozat tanúsítása
• Sorsolás tanúsítása
• Váltóóvás felvétele

Az itt felsorolt egyes tanúsítványokkal kapcsolatos részletes információval megkeresése esetén Irodám szíves rendelkezésére áll.